Reporting und Dashboards
Reporting und Auswertungen automatisieren
Der Monatsbericht folgt meist demselben Ablauf: Daten aus zwei oder drei Systemen exportieren, in Excel zusammenführen, Kennzahlen aktualisieren, Diagramme neu erstellen, alles in eine Vorlage übertragen und verschicken. Wer das regelmäßig macht, weiß, wie viel Zeit in Handgriffen steckt, die mit der eigentlichen Auswertung nichts zu tun haben.
Ich automatisiere diesen Ablauf: Die Daten werden zusammengeführt und geprüft, die Kennzahlen nach dokumentierten Regeln berechnet und das Ergebnis in der Form bereitgestellt, die tatsächlich gebraucht wird – als aktualisierte Excel-Datei, als PDF-Bericht oder als Dashboard.
Nicht jedes Reporting braucht ein Dashboard. Das Ausgabeformat folgt dem Bedarf, nicht umgekehrt.
Typische Ausgangssituationen
- Der Monats- oder Wochenbericht wird aus mehreren Exporten von Hand zusammengestellt.
- Kennzahlen stehen in verschiedenen Excel-Dateien, und niemand ist sicher, welche Version aktuell ist.
- Diagramme und Tabellen für die Geschäftsführung werden jedes Mal neu erstellt, obwohl sich nur die Zahlen ändern.
- Eine Auswertung ist so aufwendig, dass sie seltener gemacht wird, als es sinnvoll wäre.
- Zwei Abteilungen berechnen dieselbe Kennzahl unterschiedlich, und die Zahlen passen nicht zusammen.
Für wen ist das gedacht?
Fachabteilungen und Unternehmen, in denen Berichte und Auswertungen regelmäßig erstellt werden: Controlling, Vertrieb, Geschäftsführung, Projektleitung, Verwaltung. Die Leistung richtet sich an Menschen, die Berichte erstellen oder lesen – nicht an Datenteams mit eigener Infrastruktur.
Was sich automatisieren lässt
Daten zusammenführen
Exporte aus mehreren Systemen, Excel-Dateien und Schnittstellen automatisch zu einer konsistenten Datengrundlage verbinden.
Daten prüfen
Vollständigkeit, Plausibilität und Abgrenzungen automatisch kontrollieren, damit Fehler auffallen, bevor sie im Bericht landen.
Kennzahlen nachvollziehbar berechnen
Jede Kennzahl bekommt eine dokumentierte Definition, die für alle gilt. Die Berechnung ist reproduzierbar und lässt sich bis zur Quelle zurückverfolgen.
Wiederkehrende Berichte erzeugen
Excel-Dateien, PDF-Berichte oder Präsentationsfolien auf Basis bestehender Vorlagen automatisch befüllen und verteilen.
Dashboards
Wenn Zahlen laufend gebraucht werden und verschiedene Personen unterschiedliche Blickwinkel benötigen, ist ein interaktives Dashboard die passende Form – mit automatischer Aktualisierung.
Visualisierung
Diagramme, die die entscheidende Aussage sichtbar machen, statt möglichst viele Zahlen auf eine Seite zu bringen.
Bericht oder Dashboard – wie ich das entscheide
Ein automatisch erzeugter Bericht ist die richtige Wahl, wenn die Auswertung in festen Abständen gebraucht wird, die Empfänger sie lesen und nicht darin arbeiten, und wenn bereits eine Vorlage existiert, an die sich alle gewöhnt haben. Ein solcher Bericht lässt sich per E-Mail verteilen, ablegen und archivieren.
Ein Dashboard lohnt sich, wenn Zahlen laufend benötigt werden, verschiedene Personen unterschiedliche Ausschnitte sehen wollen oder Rückfragen direkt in den Daten beantwortet werden sollen. Es braucht dafür eine laufende Datenanbindung und jemanden, der es pflegt.
Häufig ist die beste Lösung eine Kombination: eine automatisierte Datengrundlage, aus der sowohl der Monatsbericht als auch eine aktuelle Übersicht gespeist werden. Welche Werkzeuge dabei zum Einsatz kommen – Excel, Power BI, eine Web-Ansicht oder etwas anderes –, entscheidet sich nach dem, was Sie bereits im Haus haben.
Wann ist das sinnvoll?
Sinnvoll, wenn …
- dieselbe Auswertung regelmäßig erstellt wird und die Regeln dafür bekannt sind.
- die Daten vorhanden sind, aber das Zusammenstellen und Aufbereiten die meiste Zeit kostet.
- mehrere Personen mit denselben Zahlen arbeiten und ein gemeinsamer Stand fehlt.
- Berichte zu spät kommen, um noch Entscheidungen zu beeinflussen.
Weniger sinnvoll, wenn …
- die Auswertung einmalig ist oder sich die Fragestellung jedes Mal ändert.
- die Datengrundlage selbst noch nicht stimmt – dann sollte zuerst die Datenbeschaffung geordnet werden.
- ein bestehendes BI-System die Anforderung bereits erfüllt und nur die Nutzung fehlt.
Wie gehe ich vor?
- 01
Bericht und Quellen verstehen
Wir gehen den heutigen Bericht durch: Welche Zahlen enthält er, woher kommen sie, wer liest ihn, welche Schritte kosten die meiste Zeit? Dabei zeigt sich meist auch, welche Kennzahlen unklar definiert sind.
- 02
Datengrundlage bauen
Zusammenführung und Prüfung der Daten werden automatisiert. Kennzahlen bekommen eine feste Definition. Das ist der Teil, der die meiste Handarbeit ersetzt.
- 03
Ausgabe umsetzen
Bericht, Dashboard oder beides – umgesetzt in der Umgebung, die Sie bereits nutzen, wo immer das sinnvoll ist. Bestehende Vorlagen bleiben erhalten.
- 04
Aktualisierung und Übergabe
Die regelmäßige Aktualisierung wird eingerichtet. Sie erhalten Dokumentation, Kennzahlendefinitionen und eine Einweisung.
Was Sie bekommen
- Eine automatisierte Datengrundlage, die Exporte zusammenführt und prüft
- Dokumentierte Kennzahlendefinitionen, die für alle Berichte gelten
- Automatisch erzeugte Berichte, ein Dashboard oder beides – im vereinbarten Format
- Eingerichtete Aktualisierung, Dokumentation und Einweisung
Grenzen
- Eine Automatisierung macht Berichte schneller und konsistenter, aber nicht klüger. Welche Kennzahlen wichtig sind, müssen Sie entscheiden.
- Wenn Quelldaten unvollständig oder widersprüchlich sind, zeigt das Reporting das Problem – lösen kann es nur die Quelle.
- Ein Dashboard mit laufender Datenanbindung braucht Betrieb und Pflege. Für seltene Berichte ist das oft mehr Aufwand, als es einspart.
Verwandte Leistungen und Beispiele
Häufige Fragen
- Welche Berichte lassen sich automatisieren?
- Alle Berichte, die regelmäßig nach denselben Regeln entstehen: Monats- und Wochenberichte, Kennzahlenübersichten, Vertriebs- und Projektauswertungen, Management-Reports, Abgleiche zwischen Systemen. Voraussetzung ist, dass die Daten zugänglich sind und die Berechnungen sich beschreiben lassen.
- Können Daten aus mehreren Excel-Dateien zusammengeführt werden?
- Ja. Das ist einer der häufigsten Fälle. Die Dateien müssen dafür nicht identisch aufgebaut sein; unterschiedliche Spaltennamen oder Strukturen werden beim Zusammenführen vereinheitlicht.
- Brauche ich für automatisiertes Reporting ein Dashboard?
- Nein. Wenn ein Bericht in festen Abständen gelesen wird, reicht oft eine automatisch erzeugte Excel- oder PDF-Datei. Ein Dashboard lohnt sich, wenn Zahlen laufend gebraucht werden oder verschiedene Personen unterschiedliche Ausschnitte sehen wollen.
- Wie häufig können Berichte aktualisiert werden?
- So oft, wie die Quelldaten es hergeben – täglich, wöchentlich, monatlich oder bei Bedarf auf Knopfdruck. Bei laufender Datenanbindung kann ein Dashboard auch mehrmals täglich aktualisiert werden.
- Können bestehende Berichtsvorlagen weiterverwendet werden?
- Ja, in den meisten Fällen. Eine bewährte Excel- oder PowerPoint-Vorlage wird automatisch befüllt statt neu gebaut. Das erleichtert die Einführung, weil die Empfänger die gewohnte Form behalten.
Nächster Schritt
Welcher Bericht kostet Sie jedes Mal am meisten Zeit?
Beschreiben Sie, woher die Zahlen kommen und wer den Bericht liest. Sie bekommen eine Einschätzung, welche Schritte sich automatisieren lassen und ob ein Dashboard überhaupt nötig ist.